Wie kann ich eine E-Mail mit PDF verschicken?
Aktion für E-Mails anlegen
- Öffnen Sie den Editor Ihres Konfigurators.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Loading....
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol an dem Block, der Preis und Bestellen-Knöpfe enthält
- Hier können Sie Bestellen-Knöpfe anlegen und pflegen. Nutzen Sie entweder den vorhandenen oder klicken Sie auf Loading..., um einen neuen anzulegen.
- Löschen Sie den Haken bei An Shop senden
- Sie haben nun eine Reihe von Möglichkeiten:
- Interne E-Mail senden sendet eine E-Mail an Sie. Die E-Mail-Adresse können Sie noch angeben und, ob ein PDF angehängt werden soll. Falls Sie letzteren Haken setzen, können Sie noch angeben, welches PDF-Dokument gesendet werden soll.
- Kontaktformular zeigt als zweiten Schritt der Bestellung ein Formular für Nutzerdaten an. Im Normalfall sollten Sie diesen Haken setzen. Sie können nun angeben, welche Felder in dem Formular auftauchen. Falls Sie insbesondere eine E-Mail erfassen, können Sie sich entscheiden, auch dem Kunden eine Bestätigungs-Mail zu senden. Auch hier können Sie angeben ob und welches PDF gesendet werden soll.
- Klicken Sie auf Loading...
- Probieren Sie eine Bestellung: Nach Klick auf den Bestellen-Knopf öffnet sich eine Zusammenfassung. Danach sollte ein Kontaktformular aufgehen und danach die Konfiguration gespeichert werden. Sie sollten die richtigen E-Mails bekommen.
Weitere PDFs anhängen
An eine Mail kann mehr als ein PDF angehängt werden. Typische Fälle: ein Datenblatt für Kunde und Innendienst, dazu ein Langtext oder ein Karton-Label, das nur intern gebraucht wird.
- Setzen Sie zuerst den Haken für das reguläre PDF der jeweiligen Mail (PDF an interne E-Mail anhängen bzw. PDF an Kunden-Email anhängen). Erst dann erscheint die Schaltfläche für weitere Dokumente.
- Klicken Sie auf Loading...bzw.Loading....
- Wählen Sie unter PDF Dokument das Templat, aus dem das Dokument erzeugt wird.
- Unter Dateiname (optional) können Sie den Namen der Anlage festlegen.
- Über das Mülleimer-Symbol entfernen Sie eine Zeile wieder.
- Wiederholen Sie das für jedes weitere Dokument.
Interne und Kunden-Mail werden getrennt gepflegt. Ein Dokument, das Sie nur bei der internen Mail eintragen, geht auch nur dorthin.
Dasselbe gibt es beim direkten PDF-Download: dort heißt die Schaltfläche
Excel mit Stückliste anhängen
Neben den PDF-Dokumenten kann K3 die Konfiguration als Excel-Datei ausgeben. Sie enthält zwei Tabellenblätter:
- Stückliste: die Positionen mit Nummer, Artikel, Menge, Anzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis.
- Merkmale: alle Merkmale mit ihren Werten, nach Schritten gegliedert.
Die Excel-Datei richtet sich an Ihren Innendienst, etwa zur Übernahme in die Auftragserfassung.
- Öffnen Sie die Aktion wie oben beschrieben.
- Für die Mails setzen Sie den Haken bei Excel an interne E-Mail anhängen bzw. Excel an Kunden-Email anhängen.
- Den Namen der Anlage legen Sie darunter unter Dateiname des Excels ... (optional) fest.
- Soll die Datei stattdessen (oder zusätzlich) direkt heruntergeladen werden, setzen Sie in der Aktion den Haken bei Excel herunterladen und vergeben optional einen Dateiname des Excels.
Die Excel-Datei wird aus denselben Daten erzeugt wie die PDF-Dokumente. Sie steht deshalb nur in Produkten zur Verfügung, die PDF-Dokumente enthalten.
Alle Mails werden über den Mail-Service des K3 von seiner E-Mail-Adresse aus gesendet. Die Mail an den Kunden erhält jedoch ein "Antwort An"-Feld. Das ist mit der Adresse gefüllt, die Sie bei der internen E-Mail angegeben haben. Dorthin gehen also Antworten der Kunden auf die Bestätigungsmail.
Mails formatieren
Im Normalfall werden die Mails in einem neutralen Format versendet.
Um Mailinhalte anzupassen, benötigen Sie grundlegende Kennnisse in HTML und CSS. Ggf. wollen Sie das Ihrem Webdesigner überlassen.
- Öffnen Sie den Editor Ihres Konfigurators.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Loading....
- Wechseln Sie zu dem Tab Mail. Hier können sie mehrere Mail-Vorlagen (=Template) ändern.
- Klicken Sie auf Loading...
- Klicken Sie in das Feld Templat wählen und wählen Sie eine der Vorlagen aus:
- cfg-internal die E-Mail an Sie
- cfg-customer die E-Mail an den Kunden
- layout das übergreifende Design der Mails
- cta Design des in der Mail enthaltenen Buttons Sie können auch komplett eigene Vorlagen anlegen, das ist aber im Normalfall nicht nötig.
- Sie sehen nun das Templat wie vorgegeben und können es ändern.
- Template sind in der Sprache twig geschrieben.
- Folgende Variablen stehen zur Verfügung: app, cfg, dealerApp, link, locale, genauere Beschreibung bei PDF
- Über locale können Sie die Mails mehrsprachig machen.
- Sie können folgende Blöcke mit
{% block subject %}...{% endblock %}definieren:- subject: Die Betreffzeile der E-Mail
- content: Den Inhalt der E-Mail
- sender: Die Fußzeile mit der Adresse des Absenders
- Schauen Sie ansonsten in die Vorlage, um zu verstehen, wie Sie die Mails ändern können.
- Wenn Sie in der ersten Zeile nicht den Befehl
{% extends "layout" %}verwenden, müssen/können Sie die E-Mail völlig frei gestalten. Achten Sie dann aber darauf, den Block subject zu definieren, damit die Mail eine Betreffzeile bekommt. - Falls Sie Ihre Änderungen verwerfen und wieder zum Standard zurück wollen, klicken Sie auf Loading....
- Klicken Sie auf Loading....
Nächste Schritte
- die angehängten PDF-Dokumente können Sie natürlich ebenfalls ändern, auf sehr ähnliche Weise.